Nos conseils pour l’aménagement de votre salle de conférence en 2021

Une salle de conférence, encore appelée salle de réunion, est un espace dédié aux événements singuliers concernant une entreprise. Toute structure est amenée à discuter de son évolution et de ses perspectives, raison pour laquelle un tel espace a été pensé. Ce lieu de rencontre et d’échanges est donc l’endroit par excellence pour une entreprise car des décisions importantes y sont prises, des idées et projets y sont également conçus. De plus, il permet à votre équipe de se sentir épanouie dans son espace de travail afin de fournir un rendement irréprochable. Si vous avez la tâche d’aménager une salle de conférence, vous trouverez plusieurs astuces dans cet article.

Le choix d’une salle de conférence ouverte ou restreinte

Selon vos besoins et l’ampleur de vos conférences ou cérémonies à venir, va se poser le problème du choix entre une salle ouverte ou fermée. En effet, plusieurs options s’ouvrent à vous selon les critères prédéfinis. En fonction de votre modèle organisationnel, de votre activité et de votre espace, il va falloir faire le bon choix. Ci-dessous, 3 options d’aménagement de salle de conférence possibles.

La salle de conférence fermée

Il s’agit du modèle classique avec une salle complètement isolée grâce aux murs. Ce type de salle est en vogue depuis de nombreuses années. Elle reste d’actualité dans les cabinets d’avocats ou d’étude de notaire où la confidentialité est une règle d’or rarement dérogeable. Elle offre donc la discrétion en faisant recours à des matières insonorisées durant l’aménagement de la salle de conférence. Ici, l’acoustique est exclusivement à huis clos.

Une salle confidentielle mais ouverte

Ce genre de salle est pensée pour améliorer le modèle de salle de conférence fermée. Elle exploite le côté transparent et imperméable des cloisons vitrées pour l’aménagement d’une salle « ouverte ». Ainsi, ceux de l’extérieur peuvent voir ce qui s’y passe sans toutefois entendre quoi que ce soit. Une telle salle est donc certe ouverte mais tout ce qui s’y dit reste confidentiel. Pratique n’est-ce pas ?

La salle de conférence mixte

C’est le meilleur choix car il vous permet d’avoir une salle à la fois fermée et ouverte. Grâce aux cloisons vitrées modulables, vous pourrez soit rendre vos échanges publics ou alors les rendre privés : le choix vous appartient. Vous allez donc fermer la salle tout en préservant le loisir de l’ouvrir quand vous le désirez.

L’intégration des TIC dans une salle de conférence

Le bon déroulement d’une conférence est conditionné par la mise à disposition des dispositifs essentiels. En effet, au vu de l’évolution des modèles organisationnels et de la digitalisation, une salle connectée ou disposant des outils de communication avancés est nécessaire de nos jours. Ceci est d’autant plus important qu’au courant des séances de travail, les collaborateurs doivent être capables de prendre la parole ou de répondre aux questions aisément.

Afin de bénéficier d’une salle de réunion 2.0 optimale, vous devez intégrer :

• Les tables de la connectique sont des branchements 220V, RJ45, usb permettant d’alimenter les laptops, smartphones et clés USB. Les données dont disposent ces derniers peuvent par la suite être transférées via un écran à des fins didactiques ;
• Les tables de vidéoconférence grâce auxquelles chaque participant a une bonne vision de l’écran et peut être bien capté par la caméra ;
• L’écran incorporé à la table : lorsque besoin se fait vous pouvez transformer votre table en ecran de partage numérique ;
• Les écrans latéraux afin de relayer l’image dans une salle profonde sur toute la longueur

Le mobilier adéquat pour une salle de conférence modulable

Le mobilier au sein d’une salle de conférence est important. En effet, une bonne assise entraîne une bonne écoute. C’est alors que si vous comptez faire des formations ou des conférences de plusieurs heures, il est recommandé de prendre des sièges spécialement prévus pour les conférences car elles sont bien galbées et par conséquent vous assurent un confort certain. Ceci est important car si votre auditoire est assis inconfortablement, il n’écoutera plus que ses souffrances physiques et non le message que vous souhaitez lui faire passer.

En même temps, il faudra penser à la gestion de l’espace afin de gagner en superficie lors de l’aménagement. Il sera donc question plus explicitement :

• de gérer le positionnement des tables en optant pour des tables rabattables ou modulables,
• d’opter pour des assises flexibles variées telles que des poufs et des fauteuils à roulettes,
• d’adopter des tableaux à roulettes.

Ce système permet donc non seulement d’optimiser l’espace, mais également de l’aménager différemment selon le type de manifestation. C’est ainsi que vous verrez une salle de conférence accueillir une réception, un entretien ou des cérémonies.

Une salle de conférence opérationnelle

Parce qu’une salle de conférence peut être un véritable lieu d’activité et de créativité selon les secteurs, il est nécessaire d’y installer des supports facilitant le travail en groupe, les expérimentations et les échanges d’idées.

A cet effet, de nombreux concepts pour accompagner vos équipes dans leurs échanges peuvent être mis à leur disposition :

• Le tableau blanc autocollant ou paperpoard stickers qui permet à chacun d’écrire sur le mur. Au fur et à mesure de la réunion, il s’enrichit d’idées qui s’effaceront automatiquement une fois la conférence terminée afin de céder la place à des idées nouvelles.
• Les murs de post-it ou PixelNotes, comprennent plusieurs couches de post-it à emporter que vous utilisez pour y inscrire librement vos idées. Le mur change de couleur selon l’évolution de la frequence des notes. Une solution idoine alliant design et praticité.

La nécessité d’une ambiance conviviale

Une réunion peut entraîner diverses émotions. Raison pour laquelle la priorité est de faire de ce lieu un endroit accueillant pour les salariés qui s’y retrouveront. Ces derniers doivent se sentir comme à la maison. Cela permet à coup sûr de se sentir en sécurité et de générer de bonnes idées durant les brainstormings.

Vous pouvez alors pour cela :

• Opter pour un mobilier durable et robuste;
• Faire le choix des assises confortables;
• Accorder beaucoup plus d’attention à des matières comme le bois pour créer une atmosphère chaleureuse;
• Jouer sur les variétés de couleurs en choisissant par exemple les pastels pour une ambiance scandinave et paisible. Vous avez également les couleurs neutres pour une ambiance douillette.
• N’oubliez pas l’intensité et la position de l’éclairage